Gå till innehållet

Import från Visual Arkiv 7

Språk: Denna guide är skriven på svenska eftersom funktionen är specifik för svenska arkivinstitutioner och den pågående avvecklingen av Visual Arkiv som system.

Kurbits stödjer import av exportfiler från Visual Arkiv 7 via ett kommandoradsverktyg. Verifierade versioner av VA för Allmänna Arkivschemat: 7.0.5.1, 7.1.6.0

⚠️ Viktigt: Importfunktionen är enbart testad mot Visual Arkiv 7 och enbart mot arkiv som förtecknats enligt Allmänna Arkivschemat (AA-schemat) med seriebeteckningar på formen Y + Z + A (t.ex. A1, F2a). Stöd för verksamhetsbaserad arkivredovisning (processorienterad förteckning) finns inte implementerat i nuläget.

Om du vill bidra till att utveckla stöd för verksamhetsbaserad arkivredovisning — antingen som utvecklare eller genom att dela exempelfiler — är du välkommen att kontakta projektets upphovsman eller öppna ett ärende i repositoriet.

Vad importeras

Från en Visual Arkiv 7 XML-export skapas följande i Kurbits:

Visual Arkiv Kurbits
Arkivbildare Agent (organisation, person eller familj)
Arkiv Resurs på nivå Fonds
SerieAA Resurs på nivå Series
Volym Resurs på nivå Volume

Arkivbildaren importeras som agent med: - Namn (auktoriserad namnform) - Verksamhetsperiod (datum från/till) - Historik → anteckning av typen history

Arkivet importeras som Fonds med: - Titel - Arkivnummer som lokalt referensnummer - Tidsbegränsning (från/till) - Hyllmeter (omräknat från millimeter till hyllmeter) - Placering, anteckningar, sekretessmarkering - Historik → anteckning av typen administrative_history

Arkivbildaren länkas automatiskt till sitt arkiv med relationstypen creator.

Serien importeras med: - Serierubrik - Seriebeteckning sammansatt av Y + Z + A (t.ex. A, 1 → A1; F, 2, a → F2a) - Anmärkningar, placering, sekretess, gallringsinformation

Volymen importeras med: - Volumnummer - Tidsintervall - Placering, förvaringsenhetstyp, omfång, anmärkningar

Köra importen

Lägg exportfilen i en katalog som är tillgänglig för servern, t.ex. /app/visual/.

Grundläggande import

flask import-visual-arkiv --institution-id 1 --file devdata/VA7_export.xml

Provkörning (ingen data skrivs)

flask import-visual-arkiv --institution-id 1 --file devdata/VA7_export.xml --dry-run

Provkörningen visar vad som skulle importeras utan att faktiskt skriva något till databasen. Använd detta för att verifiera att filen tolkas korrekt.

Utförlig loggning

flask import-visual-arkiv --institution-id 1 --file devdata/VA7_export.xml --verbose

Med --verbose visas varje skapad resurs i terminalen.

Uppdatera befintliga arkivbildare

Som standard hoppas en arkivbildare över om en agent med samma namn redan finns i Kurbits. Med --force-agents uppdateras befintliga agenter istället:

flask import-visual-arkiv --institution-id 1 --file devdata/VA7_export.xml --force-agents

Stora filer

För mycket stora exportfiler kan du justera hur ofta det commitas till db--batch-size (standard 50 arkivbildare per batch):

flask import-visual-arkiv --institution-id 1 --file devdata/VA7_export.xml --batch-size 20

Alla flaggor

Flagga Typ Standard Beskrivning
--institution-id Heltal Krävs ID för den institution som data ska importeras till
--file Sökväg Krävs Sökväg till VA7 XML-exportfilen
--force-agents Flagga Av Uppdatera befintliga agenter istället för att hoppa över dem
--dry-run Flagga Av Tolka filen och räkna poster utan att skriva till databasen
--batch-size Heltal 50 Töm databasen var N:e arkivbildare
--verbose Flagga Av Visa varje skapad post i terminalen

Importsammanfattning

Efter körningen visas en sammanfattning:

── Import summary ─────────────────────────────
  Agents created : 12
  Agents skipped : 3
  Fonds created  : 12
  Series created : 87
  Volumes created: 1 204
  No errors.

Om fel uppstår listas de under sammanfattningen med information om vilken arkivbildare som orsakade felet. Övriga arkivbildare påverkas inte.

Hierarki och referenskoder

Importen skapar eller återanvänder en ISAD(G)-hierarki för institutionen. Om hierarkin saknar nivån Volume skapas den automatiskt.

Referenskoder byggs upp enligt institutionens prefix:

SE-INST/1          ← Fonds (arkivnummer 1)
SE-INST/1/A1       ← Series (seriebeteckning A1)
SE-INST/1/A1/1     ← Volume (volym 1)

Kända begränsningar

  • Enbart VA7 — Formatet för VA5 och VA6 skiljer sig och stöds inte.
  • Enbart Allmänna Arkivschemat — Seriebeteckningar förutsätts följa Y+Z+A-strukturen. Verksamhetsbaserad arkivredovisning med processer och aktiviteter hanteras inte.
  • Inga digitala objekt — Eventuella bifogade filer eller digitala objekt i VA-exporten importeras inte.
  • Inga ärendemeningar eller handlingstyper — Dessa nivåer under volymen importeras inte i nuläget.
  • Teckenkodning — Filen förutsätts ha iso-8859-1-kodning med en XML-deklaration som anger detta. Filer utan kodningsdeklaration tolkas som UTF-8.

Framtida utveckling

Stöd för verksamhetsbaserad arkivredovisning (processorienterad förteckning enligt RA-FS 2008:4) är inte implementerat. Detta beror på att:

  1. Strukturen skiljer sig avsevärt från Allmänna Arkivschemat
  2. Det saknas testdata från verkliga institutioner

Om du vill bidra till att lägga till stöd för verksamhetsbaserad redovisning välkomnas:

  • Utvecklingsbidrag (pull requests) mot projektets repo
  • Exempelfiler — VA7-exportfiler med verksamhetsbaserad redovisning som kan användas för att testa och utveckla importfunktionen